Апостиль и легализация

Для кого эта страница

Для тех, кому нужно предъявить грузинский документ в другой стране или иностранный - в Грузии.

Конкретный путь для свидетельства о браке и справки о несудимости объясняем на отдельных страницах. Здесь - общие правила и сложные случаи.

Наша роль

Апостиль и легализацию делают государственные ведомства - мы не можем их изменить или ускорить в обход закона.

Мы выясняем, что нужно получателю, выстраиваем цепочку шагов, организуем перевод и нотариуса и контролируем каждый шаг.

Зачем нужно подтверждение

Иностранное ведомство не может знать, подлинны ли грузинская печать и подпись.

Апостиль и легализация подтверждают, что подписавший и печать подлинны.

Содержание документа они не проверяют и не меняют - только его происхождение.

Апостиль

Апостиль - подтверждение в один шаг между странами Гаагской конвенции.

Он ставится в стране выдачи документа и действует в стране получателя без дополнительного подтверждения.

Грузия - участница конвенции, и грузинский документ для этих стран готовится с апостилем.

Консульская легализация

Если страна получателя не участвует в конвенции, нужна консульская легализация.

Это несколько шагов: ведомство страны выдачи, затем консульство страны получателя.

Легализация длится дольше и часто требует визита в консульство.

Соглашения

С некоторыми странами у Грузии есть соглашения, освобождающие определенные документы от подтверждения.

В этом случае может не понадобиться ни апостиль, ни легализация.

Но ведомство получателя не всегда знает об этом соглашении, поэтому проверяем заранее.

Как разобраться

Начинаем с двух вопросов: где выдан документ и где он будет предъявлен.

Затем проверяем, какой режим действует между этими двумя странами.

Наконец, спрашиваем получателя, нет ли у него своих дополнительных требований.

Апостиль в Грузии

Апостиль на грузинский документ ставит государственная служба, и заявление часто подается в Доме юстиции.

Для некоторых документов, в зависимости от происхождения, апостиль может ставить другое ведомство.

Поэтому для каждого документа заранее определяем нужное ведомство.

На какие документы

Апостиль ставится на официальный документ: свидетельство ЗАГС, справку, выписку, нотариальный акт.

На частный документ - например, договор - апостиль напрямую не ставится; сначала подпись заверяет нотариус.

Затем апостиль ставится на нотариальное заверение.

Советские документы

На свидетельство, выданное в советский период, апостиль часто напрямую поставить нельзя.

Обычно нужен дубликат нового, современного образца, выданный нынешним ведомством.

Для дубликата нужно найти запись в архиве, а это занимает время.

Дубликат

Дубликат иногда удобнее оригинала: новый образец, четкая печать, готовность к апостилю.

Дубликат грузинского свидетельства ЗАГС часто запрашивается в Доме юстиции.

Если вы за границей, дубликат получаем по доверенности.

Нотариальная копия

Иногда оригинал отправлять не хочется - например, диплом.

В таком случае нотариус заверяет копию, и апостиль ставится на заверение копии.

Получатель не всегда принимает копию, поэтому проверяем это заранее.

Апостиль на перевод

Некоторые страны требуют, чтобы и перевод был подтвержден.

В этом случае перевод заверяет нотариус, и апостиль ставится на нотариальное заверение.

Так на одном документе может быть два апостиля: на оригинале и на переводе.

Решение суда

Решение суда - развод, наследство, алименты - часто требует признания в другой стране.

Сначала нужна отметка о вступлении в законную силу, затем апостиль.

Для признания в другой стране иногда нужна и тамошняя судебная процедура, и это проверяет юрист.

Документы об образовании

Диплом и приложение к нему для продолжения учебы или работы часто требуют подтверждения.

Иногда подлинность диплома до апостиля подтверждает и само учебное заведение.

Признание в стране получателя идет отдельной процедурой, и ее планируем заранее.

Корпоративные документы

Выписка из реестра, устав и решения компании часто нужны в другой стране - для филиала, банка или тендера.

Выписка часто должна быть свежей, выданной в последние дни.

Цепочку для документов компании выстраиваем вместе с бухгалтером и юристом.

Медицинские документы

Медицинская справка или история болезни иногда нужны в другой стране для лечения, страховки или суда.

Документу частной клиники часто сначала нужно нотариальное заверение.

Медицинская информация конфиденциальна, и мы работаем с ней только в нужных пределах.

Доверенность

Доверенность, оформленная в Грузии и предназначенная для другой страны, требует апостиля или легализации.

Текст должен соответствовать требованиям страны получателя и часто лучше двуязычный.

Текст доверенности согласуем с ведомством той страны, где она будет работать.

Документы ребенка

При зачислении ребенка в школу за границей или его регистрации свидетельству о рождении часто нужны апостиль и перевод.

Часто к этому добавляется согласие родителя, нотариально заверенное и тоже подтвержденное.

Все документы ребенка готовим одним пакетом, за один визит.

Справка о жизни для пенсии

Если вы получаете пенсию из-за границы и живете в Грузии, пенсионный фонд время от времени просит подтвердить, что вы живы.

Такая справка часто оформляется у нотариуса и иногда требует апостиля.

Форму фонда запрашиваем заранее и каждый год напоминаем о сроках.

Справка о налоговом резидентстве

Для применения соглашения об избежании двойного налогообложения другой стране часто нужна грузинская справка о налоговом резидентстве.

Справку выдает налоговая служба, и некоторые страны просят ее с апостилем и переводом.

Форму и период справки проверяем вместе с бухгалтером.

Справка о семейном положении

Для брака или наследства в другой стране иногда нужна справка о семейном положении.

Справка показывает, состоите ли вы в браке, и часто имеет ограниченный срок.

Ее получаем последней, с апостилем и переводом, с учетом срока получателя.

Шаги легализации

Обычно: документ, иногда нотариус, затем Министерство иностранных дел, в конце - консульство страны получателя.

У каждого шага свой срок и своя пошлина.

Точный список шагов подтверждаем у консульства страны получателя.

Шаг министерства

Министерство иностранных дел проверяет подпись грузинского ведомства или нотариуса.

До этого шага документ должен отвечать всем предыдущим требованиям.

Визит в министерство и заявление готовим мы.

Шаг консульства

Консульство страны получателя делает последний шаг легализации.

Некоторые консульства работают только по записи, другие оставляют документ у себя на несколько дней.

Часы работы и требования консульства проверяем заранее.

Посольство в другой стране

У некоторых стран нет посольства в Грузии, и их представительство находится в соседней стране.

В таком случае документ нужно отправить или отвезти туда.

Этот шаг организуем курьером или через партнера и заранее сообщаем срок.

Сроки

Апостиль часто ставится за несколько дней, ускоренно - быстрее.

Легализация часто занимает недели, особенно если посольство в другой стране.

Даты расписываем отдельно для каждого шага цепочки.

Проверка апостиля

Грузинский апостиль часто можно проверить электронно, по номеру или коду.

Ведомство получателя так проверяет, что апостиль подлинный.

В некоторых странах действует и электронный апостиль, и получатель подтверждает это заранее.

Иностранный документ для Грузии

Иностранный документ в Грузии обычно предъявляется с апостилем или легализацией и грузинским нотариальным переводом.

Апостиль ставится в стране выдачи документа - сделать это из Грузии нельзя.

Поэтому список присылаем до приезда.

Из страны вне Гаагской конвенции

Если документ выдан в стране, которая не использует апостиль, нужна легализация в консульстве Грузии.

Это значит, что документ проверяется сначала в тамошнем министерстве, затем в грузинском консульстве.

Требования грузинского консульства запрашиваем заранее и присылаем вам.

Перевод в Грузии

Подтвержденный иностранный документ переводится в Грузии на грузинский, с нотариальным заверением.

Обычно переводится и документ, и апостиль.

Грузинскую транслитерацию вашего имени сверяем с другими вашими грузинскими документами.

Состояние документа

Поврежденный, порванный или плохо читаемый документ ведомство может не подтвердить.

Рукописные исправления или печати поверх текста часто вызывают вопросы.

В таком случае запрашиваем новый дубликат, прежде чем пытаться поставить апостиль.

Ламинированные документы

На ламинированный документ апостиль часто поставить нельзя.

Многие вспоминают об этом только тогда, когда документ уже в ведомстве.

Поэтому мы никогда не ламинируем документы, а на ламинированный запрашиваем дубликат.

Скан - не оригинал

Апостилю и легализации нужен бумажный оригинал или его официальная копия.

Фото или скан, даже очень хорошего качества, для этого не подходят.

Если оригинал в другой стране, сначала планируем его доставку или дубликат.

Образцы подписей

Ведомство, ставящее апостиль, проверяет, что подписавший есть в его базе.

Если подписавший чиновник больше не работает или печать старая, подтверждение может задержаться.

В таком случае дубликат с новой подписью часто оказывается более быстрым путем.

Дополнительные требования получателя

Некоторые ведомства хотят, чтобы документ и апостиль были выданы в последние несколько месяцев.

Некоторые принимают только перевод своего присяжного переводчика.

Эти требования запрашиваем письменно, чтобы цепочка была сделана один раз и правильно.

Один документ, несколько стран

Если один документ нужен в двух странах, часто лучше два отдельных оригинала.

Одной стране может понадобиться апостиль, другой - легализация.

Число оригиналов и цепочку для каждой страны планируем отдельно.

Оригиналы

Оригинал с апостилем часто остается у получателя и не возвращается.

Поэтому лучше подтвердить несколько оригиналов одновременно.

Это избавляет от повторения всей цепочки для каждого нового заявления.

Доставка

Подтвержденный документ отправляем международным курьером, с номером для отслеживания.

Перед отправкой присылаем скан каждой страницы.

Оригиналы обычно не отправляем простой почтой.

Ошибка в апостиле

Ошибка в апостиле - имя, дата, вид документа - ведет к отказу у получателя.

Апостиль проверяем сразу после выдачи и при ошибке просим исправить.

Исправить лучше до перевода, чтобы перевод не делать дважды.

Отказ

Ведомство отказывает в подтверждении, если документ не отвечает требованию или подпись нельзя проверить.

Часто выход - дубликат или нотариальная копия.

Выясняем причину отказа и предлагаем другой путь.

Поддельный апостиль

В интернете встречаются предложения «апостиль за один день, без документа».

Поддельный апостиль не найдется в электронном реестре, и получатель сразу это заметит.

Мы работаем только через официальные ведомства.

Изменение правил

Страны время от времени присоединяются к конвенции или меняют консульские требования.

То, что годы назад требовало легализации, сегодня может делаться апостилем - или наоборот.

Поэтому режим каждый раз проверяем в актуальном источнике.

Типичные ошибки

Апостиль на ламинированный или поврежденный документ.

Перевод до апостиля, когда получателю нужно наоборот.

Подтверждение одного оригинала, когда ждут две страны.

Что нам нужно от вас

Копия документа и сведения о том, где и когда он выдан.

В какую страну и в какое ведомство он подается и для чего.

Есть ли у вас оригинал или только копия и где вы сейчас.

Цена

Пошлины за апостиль, министерство и консульство официальны.

Перевод, нотариус, дубликат и курьер - отдельные строки.

Наша помощь согласуется заранее, и к ценам партнеров мы ничего не добавляем.